Le succès d’une relation commerciale peut parfois dépendre d’un simple e-mail de relance. Bien rédigé, ce dernier peut inciter un prospect ou un client à passer à l’action et ainsi donner un coup de pouce non négligeable à votre entreprise. Voici les clés pour rédiger les meilleurs mails de relance professionnelle.
Rédaction d’un objet accrocheur
Un mail doit capter l’attention dès le départ : c’est pourquoi un objet accrocheur est primordial. Pour vous démarquer parmi la masse d’e-mails que reçoivent vos clients au quotidien, misez sur un objet court et percutant qui éveille leur curiosité et donne envie de cliquer.
Pour commencer, mettez en avant l’intérêt du destinataire, et non celui de votre entreprise. Formulez l’objet comme une question que votre client pourrait se poser (« Besoin d’aide pour améliorer votre productivité ? ») ou une promesse de bénéfice pour lui (« Boostez vos résultats avec une solution adaptée »). Une touche d’humour ou une pointe de créativité sont également des options à explorer pour susciter l’intérêt.
Structure claire et aérée
La mise en forme de votre message est tout aussi importante que son contenu. Ainsi, il convient d’adopter une structure claire et aérée pour faciliter la lecture. Utilisez un langage simple et direct, et allez droit au but. Evitez les longues phrases et paragraphes, car un client pressé n’aura pas le temps de se plonger dans un mail complexe.
Les texte doit être divisé en plusieurs parties avec des sous-titres pour une meilleure compréhension :
Introduction
L’introduction est capitale : elle doit donner envie de lire votre mail tout entier et établir un lien avec le destinataire. Optez pour une approche personnalisée grâce à la mention du nom ou prénom du prospect. Vous pouvez commencer par revenir sur un échange précédent ou simplement rappeler la raison qui vous pousse à relancer (« Suite à notre conversation téléphonique de la semaine dernière… »).
Corps du message
Cette section constitue le cœur du mail. Présentez ici ce que vous proposez, en montrant clairement les bénéfices concrets pour le destinataire. Prenez soin d’exposer les arguments principaux sans trop entrer dans les détails, et veillez à rester centré sur les objectifs du client.
Appel à l’action
Pour terminer, n’oubliez pas d’inclure un appel à l’action clair et visible. Il peut s’agir d’une demande de rencontre, d’un lien vers une page produit ou d’une proposition de call-back. Dans tous les cas, mettez en avant la facilité et la rapidité de ce passage à l’action (dans l’esprit d’un « Cliquez ici pour réserver votre rendez-vous »).
Choisir le bon moment pour relancer
Le timing est également essentiel : choisir le bon moment pour envoyer un mail de relance peut maximiser vos chances de réponse. Par exemple, le début de semaine est souvent propice aux prises de décision, tandis que la fin de semaine est à éviter car elle coïncide avec la fermeture des bureaux.
Vous pouvez également jouer sur les moments de la journée : préférez envoyer votre mail tôt le matin ou en fin d’après-midi pour être sûr qu’il sera lu dans son intégralité et ne se perdra pas au milieu d’autres messages reçus tout au long de la journée. Enfin, si vous avez déjà eu des échanges avec votre prospect, n’hésitez pas à consulter l’historique de vos communications pour identifier les jours et heures de réception les plus fréquentes.
Relance multipoints
Enfin, il est préférable d’enchaîner plusieurs relances plutôt que de rester sur une tentative unique. Le mail de relance doit s’inscrire dans une stratégie globale comprenant plusieurs points de contact (téléphone, réseaux sociaux, etc.), espacés de quelques jours ou semaines selon le contexte. Cette approche permettra de montrer votre détermination sans pour autant être trop insistant, et multipliera vos chances de capter l’attention du destinataire.